Как правильно написать сопроводительное письмо на английском языке

При желании трудоустроиться на работу в иностранную компанию мало просто владеть соответствующими языками, нужно уметь взаимодействовать и с документацией. В частности, сотрудники отдела кадров могут попросить приложить к резюме сопроводительное письмо на английском языке. Составить его не так просто, поскольку оно должно быть правильным не только с точки зрения грамматики, но и деловой стилистики.

Что такое сопроводительное письмо?

Этот документ, приложенный к письму, свидетельствует о серьезных намерениях кандидата устроиться в компанию. Несмотря на то, что образец сопроводительного письма можно легко найти в Интернете, не рекомендуется просто переписывать его и отправлять будущему работодателю. Оно также влияет на возможность трудоустройства, поэтому необходимо проявить индивидуальный подход при его создании. Этот документ не является точной гарантией того, что человек получит желаемую работу, однако, он может спровоцировать работодателя более тщательно изучить резюме кандидата.

Важно придерживаться делового стиля при составлении письма, но избегать при этом шаблонов и стандартных речевых оборотов.

Письмо должно дополнять информацию из резюме, пересказывать последнее не требуется. Сопроводительный документ должен быть построен так, чтобы представитель компании разглядел для себя выгоду в трудоустройстве кандидата. Если человек устраивается на работу в ту сферу, где ранее никогда не работал, он может рассказать о причинах своего выбора, своих интересах и видимом потенциале для развития. Длина письма не должна превышать 5 абзацев.

Что должно быть в письме?

В независимости от того, будет ли написано сопроводительное письмо на английском языке или же на русском, сначала нужно ознакомиться с организацией, на место в которой планирует претендовать кандидат. На основании этой информации можно будет составить собственное мнение о том, действительно ли хочется работать здесь и почему, а затем кратко отобразить его в письме, указав, что полезного потенциальный сотрудник сможет привнести в работу компании. В дополнение к этому следует указать:

• почему навыки кандидата подходят для данной должности (после прочтения этого пункта сотрудник HR должен понять, почему ему нужно рассматривать именно этого человека на позицию);
• дополнительные моменты, которые не принято указывать в резюме (наличие потенциально интересных для работодателя навыков и умений).

Важно соблюдать этикет при оформлении и отправке документа. Стиль общения должен быть деловым, однако не слишком формальным, необходимо избежать штампованных клише. В письме рекомендуется указывать факт, который выгодно отличит кандидата от других претендентов на должность. Например, если человек пробуется на руководящую позицию, информация о том, что ранее он занимался организацией работы городских мероприятий, может сыграть на руку. В конце письма следует поблагодарить невидимого собеседника за уделенные минуты на чтение и попробовать инициировать новую встречу, например, использовать фразу «С надеждой на дальнейшее сотрудничество».

Отличается ли английский вариант от русского?

Опасно использовать пример сопроводительного письма на английском языке, взятый из Интернета, поскольку он может быть плох с точки зрения грамматики и формулировок предложений. Лучше всего составить его самостоятельно или обратиться за помощью к профессионалам в языковую школу. В английском письмо также является дополнением к уже сформированному резюме, цель которого – привлечь к себе внимание. При его составлении необходимо использовать индивидуальный подход, ориентируясь на компанию, где кандидат хочет получить место.

Даже если в описании вакансии отсутствует информация о том, что необходимо прислать сопроводительное письмо, не стоит сразу же отмахиваться от этого документа. Оно может помочь выгодно выделить кандидата среди остальных, поэтому лучше все же потратить время на его составление. Поскольку в английском языке нет большой разновидности словоформ, резюме и письмо должны получиться краткими, емкими и информативными.

Существуют ли базовые требования к структуре?

Поскольку английский язык очень прост и аналитичен, письмо здесь не должно превышать 400 слов. Слишком большой объем текста может негативно отразиться на итоговом решении. Если речь идет об удаленном трудоустройстве, письмо придется отправлять при помощи электронной почты. Но если все же нужно отправить документы обычной почтой, необходимо правильно заполнить шапку сопроводительного документа. В ней необходимо указать:

• имя и фамилию латиницей (first name / last name);
• номер телефона в международном формате (если кандидат из России, то он будет начинаться с «+7»);
• адрес электронной почты;
• домашний адрес: город, область и страну (именно в таком порядке);
• дату отправления.

Опытные рекрутеры рекомендуют редко указывать место проживания, поскольку это может сыграть негативную роль при трудоустройстве – некоторые работодатели могут искать кандидатов исключительно в своем регионе и не рассматривать приезжих.

Поприветствовать потенциального собеседника можно словом «Dear», это разрешено деловым этикетом. После него должно идти обращение, оканчивающееся запятой, например – «Dear Ms. Meyer,».

Что необходимо указать в основных частях письма?

Когда кандидат пишет письмо работодателю на английском языке, он должен понимать роль каждой его составляющей. Так, вступление поможет руководителю составить первое впечатление о потенциальном работнике, поэтому в этой части необходимо выразить свой неподдельный интерес к работе в фирме на обсуждаемой должности. Именно здесь можно объяснить причины, по которым кандидат хочет занять эту позицию, соотнести ее с собственными карьерными амбициями и планами. Также здесь необходимо указать, чем именно заинтересовала соискателя компания, в которую он планирует трудоустраиваться. Можно использовать обороты, наподобие «I`m trilled to apply for this postion» («С радостью предлагаю свою кандидатуру на эту позицию»).

Основная часть потребует гораздо большего внимания, поскольку в ней нужно раскрыть свой опыт и умения, причем сделать это нужно так, чтобы работодатель понял, что перед ним как раз тот кандидат, которого он ищет. Необходимо заинтересовать его в себе, не дублируя информацию из резюме. Письмо должно дополнять основной документ и раскрывать неочевидные факты. Лучше всего указать там такие достижения, которые станут негласным подтверждением того, что соискатель сможет успешно справиться с новым функционалом и принести организации пользу.

В финальной части письма важно обязательно поблагодарить за уделенное время и попытаться слегка спровоцировать рекрутера или руководителя к дальнейшему личному контакту. Сопроводительное письмо должно быть настолько качественным, чтобы кандидата сразу же пригласили пройти очное собеседование - именно эту мысль надо держать в голове при его составлении. В заключении нужно тактично попрощаться и указать свои имя и фамилию. Например: «Sincerely, Ivan Ivanov» («Искренне Ваш, Иван Иванов»).

Что может оттолкнуть работодателя?

Существуют ситуации, когда сопроводительное письмо может сыграть лишь негативную роль. В случае с иноязычными документами чаще всего это происходит из-за грамматических ошибок. Избежать этого можно, составляя письмо со словарями и пособиями, по которым осуществляется подготовка к экзаменам по английскому языку. Рекрутеры отмечают, что наличие общих фраз в письмах сразу же служит сигналом о том, что соискатель не слишком-то заинтересован в вакансии. Важно, чтобы в сопроводительном документе была конкретная информация, способная заинтересовать потенциального руководителя.

Еще одна ошибка связана со слишком сильным проявлением эмоций в письме. Не имеет никакого смысла просить посмотреть резюме и тем более умолять сделать это, подобное поведение расценивается как неэтичное. В деловой переписке соискатель может лишь нейтрально призвать рассмотреть резюме и прокомментировать свою готовность ответить на все интересующие вопросы.

Не следует идти на различные ухищрения, чтобы выделиться из массы соискателей, например, записывать сопроводительное письмо в виде рэп-композиции или приготовленного блюда. Далеко не все компании смогут оценить подобную оригинальность. Чтобы не попасть впросак, необходимо изучить будущее место работы и познакомиться с его корпоративной культурой.

Что делать, если самостоятельно сформулировать письмо не удается?

Если уровень знания английского языка оставляет желать лучшего, однако написать подобный документ необходимо, можно обратиться за помощью к опытным лингвистам. Школа иностранных языков ITEC помогает в кратчайшие сроки выучить английский и научиться обращаться с документами, составленными на нем. Единственное, что требуется от соискателя – обратиться туда за помощью и выбрать подходящий вариант обучения.

Если сроки поджимают, можно воспользоваться помощью бюро переводов, где зачастую работают выпускники факультетов иняза. За умеренную плату они смогут составить сопроводительное письмо, способное привлечь внимание рекрутера. Однако если кандидат намерен всерьез заполучить место в иностранной компании, он должен знать английский на очень хорошем уровне, а здесь без помощи профессиональных преподавателей не обойтись. Некоторые работодатели не берут людей на работу, если у них отсутствует сертификат TOEFL или IELTS, это также следует иметь в виду.